Загальний відділ

 Загальний відділ

Кривенко Юлія Миколаїіна – начальник загального відділу;
Бровенко Світлана Миколаївна – провідний фахівець відділу;
Дмитренко Лариса Валентинівна – провідний фахівець відділу;

Архів університету розміщується в навчальному корпусу № 8, вулиця Бронетанкова, 1а, кабінет № 10.
Шапошнікова Ірина Іванівна – завідувач архіву;
Москалевська Тетяна Олександрівна – архіваріус університету.
Тел.: (056) 766-49-75
Е-mail: arhiv@dnu.dp.ua

Загальний відділ ДНУ є структурним підрозділом Дніпровського національного університету імені Олеся Гончара (далі – ДНУ).
Загальний відділ ДНУ безпосередньо підпорядковується ректору, першому проректору ДНУ.
У своїй діяльності загальний відділ ДНУ керується Конституцією і законами України, зокрема «Про освіту», «Про вищу освіту», указами Президента України і постановами Верховної Ради України, наказами Міністерства освіти і науки України, Статутом ДНУ, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, Інструкцією з діловодства ДНУ, наказами та розпорядженнями ректора, проректорів ДНУ та цим Положенням.
До складу загального відділу ДНУ входить архів університету.

Основні завдання:
- забезпечення єдиного порядку документування управління управлінської документації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем та впровадження електронного документообігу.
- методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах ДНУ, контролю виконання і підготовки документів.
– розробка і впровадження інструкцій з діловодства та номенклатури справ.
– реєстрація та облік документів, у тому числі з грифом «Для службового користування» та звернень, заяв, скарг громадян.
– забезпечення збереження документаційного фонду ДНУ та підготовку до передачі до архіву університету.
– узагальнення даних про документообіг.
– реєстрація наказів по університету (особового складу співробітників, студентів, аспірантів, докторантів, основної, господарчої роботи, відряджень, стягнень, заохочень тощо).
– організація розсилки службових документів.
– засвідчення службових документів печаткою університету відповідно до переліку документів, що дозволяється затверджувати проставленням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі.
– керівництво архівом університету.

– здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходження службової документації в університеті.
– забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу.
– реєстрація вихідної кореспонденції та її відправлення (факсом, поштою, електронною поштою).
– надання методичної допомоги структурним підрозділам ДНУ у роботі з документами.
– приймання, реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян та контроль за терміном їх виконання.
– зберігання гербової печатки, кутового штампу, печаток та штампів університету;
– здійснення перевірок печаток та штампів структурних підрозділів університету;
– контроль за якістю підготовки та оформлення наказів, листів, довідок, підготовленими структурними підрозділами ДНУ.
– збереження документаційного фонду ДНУ та користування ним.
– здійснення контролю за своєчасним виконанням розпорядчих документів.
– проведення експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії університету описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та актів про невиправні пошкодження документів;
– організація користування архівними фондами, підготовка відповідей на запити, архівних довідок, копій, витягів з документів за запитами юридичних і фізичних осіб у встановленому в університеті порядку;
– приймання від структурних підрозділів документів, створених у процесі їх діяльності, на носіях інформації, що визначені внутрішньоуніверситетською нормативною базою, та забезпечення їх зберігання на строки, встановлені чинним законодавством.
– оптимізація процедур проходження документів, впровадження електронного документообігу.
– своєчасність доведення документів до виконавців.