Загальний відділ

Кривенко Юлія Миколаїіна – начальник загального відділу.
Бровенко Світлана Миколаївна – провідний фахівець відділу.
Дмитренко Лариса Валентинівна – провідний фахівець відділу.

Архів університету розміщується в навчальному корпусу № 8, вулиця Бронетанкова, 1а, кабінет №10.
Шапошнікова Ірина Іванівна – завідувач архіву;
Москалевська Тетяна Олександрівна – архіваріус університету.
Тел.: (056) 766-49-75
Е-mail: arhiv@dnu.dp.ua

Загальний відділ ДНУ є структурним підрозділом Дніпровського національного університету імені Олеся Гончара.

Загальний відділ ДНУ безпосередньо підпорядковується ректору, першому проректору ДНУ.

У своїй діяльності загальний відділ ДНУ керується Конституцією і законами України, зокрема «Про освіту», «Про вищу освіту», указами Президента України і постановами Верховної Ради України, наказами Міністерства освіти і науки України, Статутом ДНУ, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, Інструкцією з діловодства ДНУ, наказами та розпорядженнями ректора, проректорів ДНУ.

До складу загального відділу ДНУ входить архів університету.

Основні завдання:
- забезпечення єдиного порядку документування управління управлінської документації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем та впровадження електронного документообігу;
- методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах ДНУ, контролю виконання і підготовки документів;
– розробка і впровадження інструкцій з діловодства та номенклатури справ;
– реєстрація та облік документів, у тому числі з грифом «Для службового користування» та звернень, заяв, скарг громадян;
– забезпечення збереження документаційного фонду ДНУ та підготовку до передачі до архіву університету;
– узагальнення даних про документообіг;
– реєстрація наказів по університету (особового складу співробітників, студентів, аспірантів, докторантів, основної, господарчої роботи, відряджень, стягнень, заохочень тощо);
– організація розсилки службових документів;
– засвідчення службових документів печаткою університету відповідно до переліку документів, що дозволяється затверджувати проставленням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі;
– керівництво архівом університету.

– здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходження службової документації в університеті;
– забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
– реєстрація вихідної кореспонденції та її відправлення (факсом, поштою, електронною поштою);
– надання методичної допомоги структурним підрозділам ДНУ у роботі з документами;
– приймання, реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян та контроль за терміном їх виконання;
– зберігання гербової печатки, кутового штампу, печаток та штампів університету;
– здійснення перевірок печаток та штампів структурних підрозділів університету;
– контроль за якістю підготовки та оформлення наказів, листів, довідок, підготовленими структурними підрозділами ДНУ;
– збереження документаційного фонду ДНУ та користування ним;
– здійснення контролю за своєчасним виконанням розпорядчих документів;
– проведення експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії університету описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та актів про невиправні пошкодження документів;
– організація користування архівними фондами, підготовка відповідей на запити, архівних довідок, копій, витягів з документів за запитами юридичних і фізичних осіб у встановленому в університеті порядку;
– приймання від структурних підрозділів документів, створених у процесі їх діяльності, на носіях інформації, що визначені внутрішньоуніверситетською нормативною базою, та забезпечення їх зберігання на строки, встановлені чинним законодавством;
– оптимізація процедур проходження документів, впровадження електронного документообігу;
– своєчасність доведення документів до виконавців.